תכנון אירוע, בין אם מדובר בחתונה אינטימית, אירוע חברה יוקרתי או מסיבה משפחתית, דורש קבלת החלטות לוגיסטיות מורכבות. אחת השאלות המרכזיות שעולות בשלבי התכנון המוקדמים היא האם לרכז את כל ההזמנה תחת קורת גג אחת או שמא לפצל את העבודה בין מספר ספקים שונים. חברת אינגו מלווה אלפי לקוחות בתהליך קבלת ההחלטות הזה, מתוך הבנה כי הבחירה הנכונה בציוד היא זו שתקבע את הטון, הנוחות והאווירה של הערב כולו. כאשר בוחנים השכרת ציוד לאירועים, יש לקחת בחשבון פרמטרים של עלות מול תועלת, ניהול סיכונים ובעיקר שקט נפשי.
יתרונות השכרת ציוד תחת קורת גג אחת
שיטת "הכל כלול" הופכת פופולרית יותר ויותר בעולם הפקות האירועים. במודל זה, הלקוח סוגר את כל הקצוות מול ספק אחד שמספק לו חבילה מלאה.
1. סנכרון לוגיסטי מושלם
אחד האתגרים הגדולים ביותר בכל הפקה, ובמיוחד כאשר מדובר על השכרת ציוד לאירועים בטבע, הוא תזמון ההובלות. כשעובדים עם ספק אחד, יש משאית אחת (או שתיים של אותה חברה) שמגיעה בזמן מוגדר. אין מצב שבו הכיסאות מגיעים בבוקר אבל השולחנות רק אחר הצהריים, מה שמעכב את כל מלאכת העיצוב והסידור.
2. חיסכון משמעותי בעלויות הובלה
במקום לשלם דמי משלוח ופריקה לארבעה ספקים שונים, הלקוח משלם דמי הובלה פעם אחת. זהו שיקול קריטי במיוחד עבור השכרת ציוד לאירועים קטנים, שבהם התקציב מוגבל וכל חיסכון בעלויות התפעול משמעותי לרווחת האירוע.
3. אחידות עיצובית ונראות
כששוכרים השכרת כסאות לאירועים וגם השכרת שולחנות לאירועים מאותו המקום, מובטח לכם שהגוונים יתאימו, שהגבהים יהיו מסונכרנים ושהנראות הכללית תהיה הומוגנית. פערים קטנים בין לבן של ספק אחד ללבן של ספק אחר יכולים ליצור תחושה של חוסר סדר בעיניים רגישות.
פיצול ספקים: מתי זה עשוי להיראות כיתרון?
ישנם מקרים שבהם לקוחות בוחרים לפצל ספקים, בדרך כלל מתוך רצון להשיג פריט ספציפי וייחודי שקיים רק אצל ספק מסוים.
- התמחות צרה: לעיתים ספק מסוים מתמחה אך ורק בפתרונות הצללה או ישיבה אלטרנטיבית.
- אילוצי מלאי: בשיא העונה, ייתכן שספק אחד לא יוכל לספק את כל הכמות הנדרשת.
עם זאת, החיסרון המרכזי בפיצול הוא ריבוי אנשי הקשר. ביום האירוע, במקום לדבר עם מנהל פרויקט אחד, אתם מוצאים את עצמכם בטלפונים עם חמישה נהגים שונים, מה שמעלה את רמת הלחץ באופן ניכר.
התאמת הציוד לסביבת האירוע: הדגשים החשובים
כאשר מתכננים אירוע חוץ, המורכבות עולה שלב. השכרת ציוד לאירועים בטבע דורשת הבנה מעמיקה בתנאי שטח, תשתיות חשמל ועמידות הציוד.
פתרונות הצללה וישיבה
באירועי צהריים או אירועים תחת כיפת השמיים, השכרת שמשיות לאירועים היא אינה בגדר המלצה אלא חובה. השמשיות מעניקות הגנה מהשמש ומוסיפות אלמנט עיצובי כפרי או מודרני. לצידן, שילוב של פינות זולה להשכרה יוצר אזורי התרגעות המאפשרים לאורחים להרגיש בנוח, הרחק מהפורמליות של שולחנות האוכל.
בקרת אקלים
מזג האוויר הישראלי דורש היערכות מוקדמת:
- השכרת מצננים לאירועים: פתרון מצוין לשטחים פתוחים שמוריד את הטמפרטורה בכמה מעלות טובות באמצעות רסיסי מים ואוורור.
- השכרת צ'ילרים לאירועים: עבור אירועים בתוך אוהלים סגורים או חללים מקורים למחצה, הצ'ילר מספק קירור עוצמתי ויציב הרבה יותר.
- השכרת אוהלים לאירועים בטבע: האוהל מהווה את ה"בית" של האירוע בשטח. הוא מגן מגשם בחורף ומספק צל ומקום ממוזג בקיץ.
בכל הקשור לנושא של השכרת ציוד לאירועים, חשוב לזכור שהציוד הטכני (קירור/חימום) חייב להיות מגובה בספק חשמל מתאים, דבר שספק "הכל כלול" ידע לתת עליו את הדעת מראש.
ספק יחיד מול ריבוי ספקים
| קריטריון | ספק אחד (הכל כלול) | פיצול ספקים |
|---|---|---|
| ניהול ותקשורת | איש קשר אחד, פשוט ויעיל | מרובה טלפונים ותיאומים |
| עלויות לוגיסטיקה | הובלה אחת, חיסכון כספי | דמי הובלה לכל ספק בנפרד |
| אחריות | כתובת אחת לכל תקלה | "פינג פונג" של אחריות בין ספקים |
| נראות עיצובית | אחידות בסגנון ובחומרים | סיכון לשוני בגוונים ובעיצוב |
| גמישות | יכולת לבצע שינויים ברגע האחרון | מורכבות בתיאום שינויים מול כולם |
השכרת ציוד לאירועים קטנים: האם החוקים משתנים?
רבים טועים לחשוב כי באירוע קטן של 30 עד 50 איש אין צורך בתכנון לוגיסטי מוקפד. המציאות הפוכה. בתוך השכרת ציוד לאירועים קטנים, כל פריט בולט. אם הזמנתם השכרת כסאות לאירועים והם מגיעים שרוטים או לא נקיים מספק מזדמן, זה יפגע ברושם הראשוני של כל האורחים.
שימוש בספק אחד מקצועי מאפשר לכם לקבל חבילה הכוללת גם השכרת שולחנות לאירועים וגם את פתרונות הישיבה המותאמים, מבלי לשבור את הראש על התאמות פיזיות בשטח מצומצם. זכרו כי אירוע קטן דורש דיוק, איכות ושירות אישי לא פחות מאירוע ענק.
הבחירה בין ריכוז ספקים לפיצולם תלויה במידת הזמן הפנוי שיש לכם ובמורכבות האירוע. עם זאת, הניסיון מלמד כי עבודה מול ספק מקצועי אחד היא הדרך הבטוחה ביותר להבטיח אירוע ללא תקלות. כאשר אתם פונים לחברת אינגו, אתם לא רק שוכרים ציוד, אלא קונים שותף לדרך שדואג שהשמשיות יפתחו בזמן, שהצ'ילרים יקררו בדיוק במידה הנכונה ושפינות הזולה יזמינו את האורחים לנוח.
בתחום של השכרת ציוד לאירועים, האיכות נמדדת בפרטים הקטנים: בניקיון הציוד, בעמידה בזמנים וביכולת לתת מענה לכל צורך שעולה מהשטח. בין אם מדובר בהשכרת ציוד לאירועים קטנים בחצר הבית או בהפקה גרנדיוזית בלב המדבר, הבחירה בספק אמין ומקצועי היא המפתח להצלחה.