השכרת מפות לאירועים צריכה להתבסס קודם כל על מספר השולחנות בפועל ולא על מספר האורחים בלבד. ברוב האירועים החישוב הבסיסי פשוט: מפה אחת לכל שולחן שאמור להיות מכוסה, בתוספת מפות לשולחנות שירות ורזרבה למקרה של כתמים, קרעים או שינוי בסידור. לדוגמה, אם מתוכננים 25 שולחנות אורחים, שולחן קבלת פנים, שני שולחנות מזנון ושולחן מתנות, נקודת הפתיחה לחישוב היא 29 מפות ולא 25. לאחר מכן צריך לבדוק את מידות השולחנות ואת סוג המפה המתאים לכל אחד מהם.
הטעות הנפוצה היא להזמין מפות לפי הערכה כללית של כמות האורחים. באירוע של 200 אורחים יכולים להיות 20 שולחנות של 10 סועדים, אבל באותה מידה יכולים להיות 25 שולחנות קטנים יותר, שולחנות בר, עמדות מזון ושולחנות נוספים. לכן מספר האורחים עוזר לתכנן את פריסת האירוע, אך הכמות הסופית של מפות לאירועים נקבעת רק לאחר שיש רשימת שולחנות מסודרת.
איך מחשבים כמה מפות צריך לאירוע?
הנוסחה הבסיסית היא: מספר השולחנות המכוסים + שולחנות שירות הדורשים מפה + רזרבה = כמות המפות שכדאי להזמין. אם כל השולחנות באותה מידה ובאותה צורה, החישוב קל יחסית. כאשר משלבים שולחנות עגולים, מלבניים, שולחנות מזנון ושולחנות קבלת פנים, כדאי לבצע חישוב נפרד לכל קבוצה.
לדוגמה, אירוע כולל 20 שולחנות עגולים לאורחים, ארבעה שולחנות מלבניים למזנון, שני שולחנות בכניסה ושולחן נוסף למתנות. במקרה כזה נדרשות לפחות 27 מפות לפי סוגי ומידות השולחנות. לאחר מכן מוסיפים מספר מפות כרזרבה. אין טעם להזמין את כל הרזרבה באותה מידה אם באירוע קיימים כמה סוגי שולחנות שונים.
חשוב גם לבדוק אם קיימים שולחנות שאינם אמורים לקבל מפה. שולחנות עץ מעוצבים, למשל, עשויים להישאר חשופים כחלק מהעיצוב. גם שולחנות בר מסוימים יכולים להיות מתוכננים ללא כיסוי. לכן הדרך המדויקת ביותר היא לעבור על תוכנית ההעמדה ולסמן כל שולחן שדורש מפה.
כמה מפות צריך לפי מספר האורחים?
אין יחס קבוע של מפה אחת לכל מספר מסוים של אורחים, משום שהכמות תלויה במספר מקומות הישיבה בכל שולחן. עם זאת, אפשר לבצע הערכה ראשונית. אם מתכננים שולחנות של 10 אורחים, אירוע של 100 אורחים ידרוש בערך 10 שולחנות ישיבה, ואירוע של 300 אורחים ידרוש כ־30 שולחנות. לכך יש להוסיף את יתר השולחנות באירוע.
| מספר אורחים | מספר שולחנות משוער לפי 10 אורחים בשולחן | שולחנות נוספים לדוגמה | כמות בסיסית משוערת |
|---|---|---|---|
| 50 | 5 | 2–4 | 7–9 מפות |
| 100 | 10 | 3–5 | 13–15 מפות |
| 150 | 15 | 3–6 | 18–21 מפות |
| 200 | 20 | 4–7 | 24–27 מפות |
| 300 | 30 | 5–8 | 35–38 מפות |
| 500 | 50 | 6–10 | 56–60 מפות |
אילו שולחנות צריך להכניס לחישוב?
החישוב צריך להתחיל בשולחנות האוכל, אבל לא להסתיים בהם. יש לבדוק גם שולחנות קבלת פנים, שולחן מתנות, שולחנות מזנון, עמדות קינוחים, עמדות שירות ושולחנות צד. באירועים עסקיים יכולים להתווסף שולחנות רישום, עמדות מידע, שולחנות לתגי שם או אזורים להצגת חומרים שיווקיים.
באירועים עם הגשה לשולחן, מרבית המפות מיועדות בדרך כלל לשולחנות האורחים. באירועי בופה עשויים להיות יותר שולחנות מזנון ושירות. באירועי קוקטייל ניתן לשלב שולחנות בר, וחלקם דורשים מפות בגודל ובגזרה שונים לחלוטין מאלו של שולחנות האוכל.
לכן מומלץ ליצור רשימה לפי אזורים. לדוגמה: אזור ישיבה – 25 שולחנות, קבלת פנים – שני שולחנות, מזנון – ארבעה, קינוחים – שניים, מתנות – אחד. שיטה כזו מקטינה את הסיכוי ששולחן מסוים יישכח בעת ההזמנה.
למה מידות השולחן חשובות לא פחות מהכמות?
אי אפשר להזמין מפות בצורה מדויקת בלי לדעת את מידות השולחנות. שני שולחנות עגולים יכולים להיראות דומים אך להיות בעלי קוטר שונה, ושולחנות מלבניים מגיעים במגוון אורכים ורוחבים. המידה משפיעה על גודל המפה ועל אורך הנפילה שלה בצדי השולחן.
לפני ההזמנה צריך לרשום לכל סוג שולחן את הצורה, האורך והרוחב או הקוטר, בהתאם לסוג השולחן. לאחר מכן בוחרים את מידת המפה בהתאם למראה המבוקש. מפה שמיועדת לרדת כמעט עד הרצפה תהיה גדולה יותר ממפה שמכסה את המשטח וממשיכה רק חלק מהדרך כלפי מטה.
כאשר מבצעים השכרת מפות לאירועים יחד עם השולחנות, קל יותר לבצע התאמה בין הציוד לבין הטקסטיל. אם השולחנות מגיעים מספק אחר, חשוב לקבל ממנו מידות מדויקות ולא להסתפק בתיאור כמו "שולחן עגול גדול" או "שולחן מלבני רגיל".
כמה מפות רזרבה כדאי להזמין?
מומלץ להשאיר רזרבה ולא להזמין בדיוק את מספר המפות הנדרש לפי תוכנית ההעמדה. במהלך ההקמה יכולה להתגלות מפה שהתלכלכה, נרטבה או אינה מתאימה לשולחן מסוים. לעיתים גם תוכנית ההושבה משתנה ברגע האחרון ונפתח שולחן נוסף.
כמות הרזרבה תלויה בגודל האירוע ובמורכבות שלו. באירוע קטן, מספר מצומצם של מפות נוספות יכול להספיק. באירוע גדול, מומלץ לחשב רזרבה באחוזים או לקבוע מספר נוסף לכל קבוצת מידות. ככל שקיימים יותר סוגים וגדלים של שולחנות, חשוב שהרזרבה תתאים לחלוקה שלהם.
לדוגמה, אם נדרשות 30 מפות עגולות ועוד 10 מפות מלבניות, עדיף שהרזרבה תכלול מפות משני הסוגים ולא ארבע מפות עגולות בלבד. כך ניתן להתמודד עם שינוי בכל אחד מאזורי האירוע ולא להישאר עם מפה שאינה מתאימה לשולחן שצריך לכסות.
האם כל המפות באירוע צריכות להיות זהות?
לא בהכרח. ניתן להשתמש במפה מרכזית אחת לכל שולחנות האורחים ולבחור מפות שונות לשולחנות המזנון, לקבלת הפנים או לעמדות מיוחדות. החלוקה יכולה לעזור גם בהתאמת הטקסטיל למידות שונות וגם ביצירת הבחנה בין אזורים באירוע.
מצד שני, כאשר מעוניינים במראה אחיד, אפשר לבחור צבע וחומר זהים ולהתאים רק את מידת המפה לצורת השולחן. כך שולחנות עגולים ומלבניים יכולים להשתלב באותו קו עיצובי בלי להשתמש במפה שאינה מתאימה למידות שלהם.
לפני שסוגרים הזמנה, כדאי לקבוע אילו שולחנות משתייכים לכל קבוצת עיצוב. החלטה מוקדמת מונעת מצב שבו ביום ההקמה מתברר שמספר המפות בצבע מסוים אינו מספיק לאזור שתוכנן עבורו.
איך מחשבים מפות לשולחנות עגולים ומלבניים?
בשולחן עגול החישוב מתחיל בקוטר השולחן ובאורך הנפילה הרצוי מכל צד. אם רוצים כיסוי ארוך יותר, יש צורך במפה בקוטר גדול יותר. לכן גם כאשר מספר השולחנות ידוע, צריך לוודא שהמפות שנבחרו מתאימות לקוטר הספציפי של השולחנות באירוע.
בשולחן מלבני בודקים את האורך והרוחב. אם רוצים שהמפה תרד בצורה דומה בכל הצדדים, מוסיפים למידות המשטח את אורך הנפילה הרצוי בכל צד. למשל, נפילה של 30 ס"מ דורשת תוספת של 60 ס"מ לממד הרלוונטי, משום שהבד יורד משני הצדדים.
במקרה של שולחנות המחוברים זה לזה, צריך לבדוק אם משתמשים במפה נפרדת לכל שולחן או בכיסוי שמתאים לכל המשטח שנוצר. זו החלטה שצריך לקבל מראש, משום שהיא יכולה לשנות הן את מספר המפות והן את המידות הדרושות.
איך סוג האירוע משפיע על מספר המפות?
בחתונה עם ארוחה מלאה, רוב המפות משמשות בדרך כלל לשולחנות הישיבה ולשולחנות השירות. באירוע עסקי יכולות להיות עמדות נוספות כמו רישום, חלוקת חומרים, הצגת מוצרים ושולחנות לכיבוד. לכן שני אירועים עם אותו מספר משתתפים אינם בהכרח דורשים אותה כמות מפות.
באירוע קוקטייל ייתכן שימוש רב בשולחנות בר לצד מספר מצומצם של שולחנות ישיבה. באירוע משפחתי קטן בבית או בגינה ייתכן שהשולחנות הקיימים במקום יהיו במידות שונות, ולכן יהיה צורך במספר סוגים של מפות.
גם אופן הגשת האוכל משנה את החישוב. בופה דורש בדרך כלל שטחי הגשה נפרדים, ולעיתים כמה שולחנות מחוברים בכל עמדה. לפני הזמנת מפות לאירועים צריך להבין את פריסת האירוע המלאה ולא להתייחס רק למקומות הישיבה.
אילו טעויות גורמות להזמנה של כמות לא נכונה?
אחת הטעויות הנפוצות היא לספור רק את שולחנות האורחים. שולחן המתנות, עמדת הכניסה, המזנון או שולחן הקינוחים מתגלים רק ביום ההקמה ואז חסרות מפות. רשימת ציוד מסודרת פותרת את הבעיה כבר בשלב התכנון.
טעות נוספת היא לספור נכון את השולחנות אך לא לחלק אותם לפי מידות. לדוגמה, אפשר להזמין 40 מפות עבור 40 שולחנות ולגלות שחמש מהן אינן מתאימות לשולחנות המזנון. מבחינת הכמות ההזמנה נכונה, אבל בפועל חסר ציוד מתאים.
גם הזמנה ללא רזרבה עלולה ליצור קושי. באירועים משתמשים בטקסטיל בסביבה שבה יש מזון, שתייה והקמות רבות. מפה נוספת אינה מיועדת רק למקרה של טעות בהזמנה, אלא מאפשרת להחליף במהירות פריט שנפגע או התלכלך לפני כניסת האורחים.
מתי כדאי לסגור את כמות המפות הסופית?
אפשר להתחיל את תכנון המפות ברגע שיודעים את סוגי השולחנות ואת מבנה האירוע, אבל את הכמות הסופית כדאי לסגור לאחר שתוכנית ההושבה וההעמדה ברורות ככל האפשר. בשלב זה כבר ניתן לדעת כמה שולחנות ייפתחו, אילו עמדות יהיו במקום ואילו מידות נדרשות.
באירועים שבהם מספר האורחים עדיין משתנה, אפשר להכין מראש חישוב בסיס ולבדוק כיצד כל תוספת של אורחים משפיעה על מספר השולחנות. אם בכל שולחן יושבים עשרה אורחים, תוספת משמעותית לרשימת המוזמנים עשויה לדרוש פתיחת שולחן נוסף ובהתאם גם מפה נוספת.
כדאי לבצע בדיקה נוספת סמוך למועד שבו נדרשת הכמות הסופית מהספק. עוברים על רשימת השולחנות, משווים אותה להזמנת הציוד ובודקים שכל מידה מופיעה בכמות הנכונה. פעולה קצרה זו יכולה למנוע תיקונים בזמן ההקמה.
האם כדאי להזמין את המפות יחד עם שאר הציוד?
כאשר מזמינים שולחנות, כיסאות וטקסטיל במסגרת השכרת ציוד לאירועים, ניתן לבצע התאמה מסודרת יותר בין מספר השולחנות לבין מספר המפות. במקום לעבוד עם כמה רשימות נפרדות, ניתן לבדוק שהכמות והמידות של הטקסטיל תואמות לציוד שהוזמן.
באינגו ניתן לתכנן את הציוד בהתאם לאופי האירוע, לסוגי השולחנות ולכמות הנדרשת. היתרון בתכנון מרוכז הוא האפשרות לבדוק מראש אילו מפות מתאימות לכל שולחן ולחשב את הכמות על בסיס פריסת האירוע ולא על בסיס הערכה כללית בלבד.
גם אם חלק מהציוד מגיע ממקורות שונים, מומלץ לרכז את כל הנתונים בטבלה אחת. יש לציין את סוג השולחן, המידה, הכמות, סוג המפה והצבע. כך אפשר לזהות במהירות חוסר, כפילות או מידה שלא הוזמנה.
צ'קליסט קצר לפני הזמנת מפות לאירוע
לפני סגירת ההזמנה צריך לדעת כמה שולחנות קיימים מכל סוג. יש לספור בנפרד שולחנות עגולים, מלבניים, שולחנות בר, מזנונים ועמדות נוספות. לכל קבוצה רושמים את המידות המדויקות ואת מספר היחידות.
לאחר מכן קובעים את סוג הכיסוי הרצוי. האם המפה צריכה להגיע כמעט עד הרצפה, האם רוצים נפילה קצרה יותר והאם כל האזורים יקבלו אותו צבע וסגנון. רק לאחר ההחלטות האלה ניתן לקבוע אילו מידות להזמין.
לבסוף מוסיפים רזרבה מתאימה ובודקים שוב את תוכנית ההעמדה. אם הכמות הכוללת בהזמנה תואמת לכל השולחנות המסומנים בתוכנית ויש גם מספר מפות חלופיות מתאימות, הסיכוי לחוסר בזמן ההקמה קטן משמעותית.
כמה מפות באמת צריך להזמין לאירוע?
כמות המפות הנכונה היא מספר השולחנות שדורשים כיסוי, בתוספת שולחנות השירות והרזרבה. מספר האורחים הוא נתון חשוב לתכנון, אך הוא אינו מספיק כדי לקבוע את הכמות. צריך לדעת כמה שולחנות ייפתחו בפועל ואילו שימושים נוספים קיימים במתחם.
החישוב צריך להתבצע בנפרד לפי צורת השולחן ומידותיו. שולחן עגול, שולחן מלבני, מזנון ושולחן בר אינם בהכרח משתמשים באותו סוג מפה. בנוסף, מומלץ להשאיר מספר מפות חלופיות בהתאם להיקף האירוע ולמגוון המידות שהוזמנו.
תכנון מסודר של מפות כחלק מתהליך השכרת ציוד לאירועים מאפשר להגיע להקמה עם כמות מתאימה ועם מידות שתואמות לציוד בפועל. כאשר מרכזים מראש את מספר השולחנות, המידות, השימוש בכל שולחן והרזרבה הנדרשת, ניתן להזמין בצורה מדויקת יותר ולהימנע מחוסרים מיותרים ביום האירוע.