איך בוחרים קונספט לאירוע?

תכנון אירוע דורש גישה אסטרטגית, והאלמנט המרכזי שקובע את הצלחת האירוע ואת הזיכרון שיישאר לאחריו הוא הקונספט. קונספט חזק ומדויק הוא הליבה הנרטיבית והעיצובית, והוא זה שהופך כל מפגש, מאירוע עסקי ועד חגיגה פרטית, לחוויה מגובשת ומשפיעה.

אנו, באינגו השכרת ציוד לאירועים, רואים בקונספט את מפת הדרכים לכל בחירה לוגיסטית ועיצובית. אנו מציגים בפניכם את המודל המקצועי שנועד להבטיח שבחירת הקונספט שלכם תהיה מושכלת, ממוקדת ותתורגם בהצלחה לביצוע בשטח.

הגדרת מטרת האירוע – מה אתם רוצים שיקרה כאן באמת?

לפני שאתם בכלל חולמים על צבע המפיות, עליכם לשאול את עצמכם שאלה אחת סופר חשובה – מה המטרה של האירוע הזה? הגדרת מטרה ברורה היא הצעד הראשון להצלחה, כי זה המצפן שמנווט אתכם. אם אתם לא יודעים לאן אתם הולכים, איך תדעו אם הגעתם?

למה חשוב להגדיר מטרה ברורה?

המטרה שלכם היא הפילטר שדרכו עוברות כל ההחלטות:

• כסף חכם: מטרה ברורה אומרת לכם איפה לשים את הכסף הגדול. אם זו השקה טכנולוגית, תקימו עמדות מולטימדיה רציניות. אם זו מסיבת צוות, תשקיעו בפינות זולה להשכרה ובאוכל קליל. בלי מטרה, אתם פשוט מבזבזים.
• הכוונה עיצובית מדויקת: המטרה מכתיבה את הוייב. אירוע תדמית רשמי דורש אלגנטיות, בעוד יום כיף משפחתי דורש צבעים, מזרנים וכיסאות נוחים.

שאלות שיעזרו לכם להבין את המטרה

במקום ללכת סחור-סחור, תעצרו רגע ותענו בכנות על אלה:

1. מה הדבר העיקרי שאתם רוצים שהאורחים ירגישו? הערכה, שמחה, התרגשות, למידה.
2. מה אתם רוצים שהם יעשו? לרקוד, להתערבב, לקנות משהו, לחתום על משהו.
3. מה האווירה הכללית שחייבת להיות? אקסקלוסיבית, חמה וביתית, פריצה ומשוחררת.
4. מי הקהל שלכם? האם הם צריכים לשבת על השכרת כסאות לאירועים יוקרתיים או יכולים להסתפק בעמידה ליד שולחנות בר?.

התאמה לקהל היעד 

האירוע שלכם צריך לדבר בשפה של מי שמגיע אליו. נקודה. קונספט מטורף שהאורחים לא מתחברים אליו הוא בזבוז זמן וכסף. כשמדובר בהשכרת ריהוט לאירועים, סגנון הקהל קובע אם אתם צריכים כיסאות אלגנטיים או פינות זולה להשכרה מפנקות.

למה התאמת הקונספט לקהל כל כך חשובה?

• הם נשארים, הם נהנים: כשהאורחים מרגישים שחשבו עליהם, הם משקיעים יותר. הם נשארים עד מאוחר, משתתפים בשיחות, ומעבירים ביקורות טובות.
• מונעים טעויות: לא תשימו מוזיקת טכנו לאנשים מבוגרים, ולא תגישו מנות כבדות בכנס של ספורטאים. התאמת קהל מונעת טעויות מביכות.

איך מזהים את הציפיות של האורחים?

1. מי הם? גיל, תחום עיסוק, רקע.
2. מה הם אוהבים? האם הם בעניין של אוכל גורמה ורשמיות, או קלילות ודוכנים?
3. איך הם יושבים? זה קריטי! אם הם אנשים שרגילים לאירועים רשמיים, תצטרכו השכרת כסאות לאירועים מרופדים ונוחים. אם זה קהל צעיר שבא להשתחרר, פינות זולה להשכרה הן המלך.

התאמת האלמנטים באירוע לקהל היעד

הקונספט שלכם צריך לגעת בכל פרט:

• אוכל: קהל שמרני:  קייטרינג קלאסי. קהל טרנדי:  פוד-טראקים ודוכנים מיוחדים.
• הישיבה: סגנון הישיבה והנוחות. באירוע עסקי ארוך, חובה שהכיסאות יהיו נוחים במיוחד. באירוע עמידה, דאגו להשכרת שולחנות בר גבוהים ומעט כיסאות ליד.
• מוזיקה: היא המהות של האווירה. תכננו את הפלייליסט בהתאם לגילאים ולרמת הפורמליות.

בחירת סגנון ואווירה

הסגנון והאווירה זה מה שנותן לחיים לקונספט. זה הרגע שבו הקונספט מקבל צבע, צורה וסטייל. כאן אתם מחליטים אם הולכים על 'וואו בוהו-שיק' עם עץ וצמחייה, או על 'גלאם יוקרתי' עם מראות, תאורה דרמטית ומתכת מבריקה.

איך לבחור את הסגנון הנכון?

כדי לדייק את הכיוון העיצובי, התחילו באיסוף השראה מפלטפורמות כמו Pinterest ו-Instagram. בחנו אילו חללים מושכים אתכם, אילו פחות, ונסו לזהות את המאפיינים שחוזרים על עצמם – צבעים, חומרים, צורות או אווירה.

לאחר מכן, בדקו אילו שילובי צבעים וחומרים מבטאים את הסגנון הרצוי. למשל, עיצוב ים-תיכוני יכלול לרוב לבן, כחול ועץ בהיר, בעוד שסגנון תעשייתי יתבסס על שחור, מתכת ובטון חשוף.

לסיום, נסחו את החזון שלכם במילים מייצגות – כמו סגנון נקי, יוקרתי, חמים או סגנון צבעוני, אנרגטי, קליל. מילים אלו יעזרו לכם לשמור על קו אחיד ולבחור החלטות שמתאימות לסגנון שבחרתם.

מרכיבים שיוצרים אווירה

האווירה בכל אירוע נוצרת משילוב מדויק של פרטים קטנים שנבחרים בקפידה:

תאורה: התאורה היא אחד האלמנטים המשפיעים ביותר על התחושה במרחב. תאורה חמה ורכה יוצרת אינטימיות ונעימות, בעוד תאורת LED צבעונית ממוקמת באזורים אסטרטגיים יכולה להעניק נגיעה צעירה, דינמית ומלאת אנרגיה.

טקסטיל: בחירות כמו מפות, כיסויי כיסאות וריפודים מעצבות את הסגנון הכללי באופן משמעותי. סוג הבד, הטקסטורה והצבעים, הן בשירות השכרת שולחנות לאירועים והן בהשכרת כיסאות מכתיבים את המראה ומחזקים את הקונספט.

מוזיקת רקע: מהרגע הראשון, המוזיקה מגשרת בין העיצוב לבין התחושה הרצויה. היא מייצרת רצף חווייתי ומכוונת את האורחים לאווירה שאתם מבקשים ליצור.

ריח וטעם: אלמנטים חושיים משלימים, כמו סידורי פרחים רעננים, ניחוח עדין בחלל או בר קפה איכותי, מעצימים את החוויה ומוסיפים עומק למיתוג האירוע כולו.

מיקום האירוע והתאמתו לקונספט

איך לבחור את המיקום הנכון?

1. בדיקת תשתית רצינית: האם המקום יכול להחזיק את כל הציוד? בשטח פתוח, אתם חייבים לחשוב על חשמל, מים ופתרונות הצללה או קירוי.
2. האם הוא מתאים לקונספט? לופט תעשייתי יתאים לקונספט רטרו עירוני. גן אירועים ירוק יתאים לקונספט 'טבעי'. אל תנסו לעצב טירה בתוך מחסן.
3. מה עושים עם מזג האוויר? אם אתם בחוץ, חובה לשקול השכרת אוהלים לאירועים כגיבוי או השכרת הצללות לאירועים כחלק מהעיצוב הקבוע.

התאמת העיצוב למיקום – ריהוט בהתאם לשטח

• בחוץ (גן/טבע): צריך ריהוט עמיד לשטח, ולוודא שכל השכרת ריהוט לאירועים יושבת יציב על דשא או אדמה. פינות זולה להשכרה הן אופציה מנצחת בחוץ.
• בפנים (אולם/לופט): אתם יכולים להיות יצירתיים יותר עם הריהוט ולהשתמש בפריטים עדינים, מרופדים ומתוחכמים יותר.

השפעת התקציב על בחירת הקונספט 

התקציב אינו מגבלה, אלא מסגרת העבודה. קונספט מוצלח הוא כזה שמתאפשר בתוך המשאבים הקיימים. לעיתים עדיף לבחור קונספט פשוט ומדויק שמיושם בשלמות, מאשר רעיון מרשים שלא ניתן לבצע במלואו.

איך לקבוע תקציב ריאלי?

הפרדה חכמה: חלקו את התקציב לעלויות קבועות כמו מקום, קייטרינג ומוזיקה, ולעומתן עלויות משתנות כגון עיצוב, השכרת ציוד לאירועים ואטרקציות. ההפרדה תעזור להבין היכן קיימת גמישות.

רזרבה בטוחה: מומלץ להשאיר כ-15% מהתקציב לטובת הוצאות בלתי צפויות. כמעט בכל הפקה מתעורר צורך נוסף שלא תכננתם מראש.

השוואת מחירים: בדקו מספר ספקים והשוו הצעות מחיר. חברות מקצועיות, כמו אינגו, מציעות מגוון פתרונות מותאמים בתקציבים שונים – מה שמאפשר בחירה מדויקת יותר.

איך להתאים את הקונספט למסגרת התקציבית?

תקציב מצומצם: התמקדו באלמנטים המשפיעים ביותר על חוויית האורחים. לעיתים עדיף להשקיע בהשכרת כיסאות לאירועים איכותיים ונוחים, ולהסתמך על עיצוב מינימליסטי ונקי שמייצר מראה אלגנטי בלי עלויות כבדות.

תקציב רחב: כאשר התקציב מאפשר, ניתן להרחיב את ההפקה עם פריטים ייחודיים כמו השכרת הצללות מעוצבות אישית, ריהוט ישיבה איכותי או השכרת אוהלים לאירועים ברמה גבוהה.

ניהול תקציב נכון – המפתח להפקת אירוע מוצלחת

עבודה עם טבלת אקסל מסודרת תסייע לשמור על שליטה מלאה בתמונה הכוללת. בקשו הצעות מחיר מפורטות ושקופות מכל ספק, ללא עלויות נסתרות. אינגו מתחייבת לשקיפות מלאה, כך שתוכלו לבחור את הציוד המתאים ביותר  ולהישאר במסגרת התקציב שהגדרתם.

תכנון האירוע לפרטים – להפוך רעיון למציאות

בשלב זה, הקונספט הופך מתפיסה כללית לתכנית פעולה ממשית. כל מרכיב באירוע צריך להתחבר לרעיון המרכזי ולחזק אותו.

עיצוב החלל והתפאורה
העיצוב צריך לבוא לידי ביטוי בעיקר בשני אזורים מרכזיים: אזור הכניסה ואזור הבר או רחבת הריקודים, שם נוצרת החוויה הראשונית והחזקה ביותר. שאר חלקי המתחם צריכים להשלים את המראה הכולל באופן הרמוני. לדוגמה, בקונספט כפרי וחמים, מומלץ לבחור בהשכרת שולחנות לאירועים מעץ גושני, בשילוב מפות פשתן ופרחים טבעיים ופשוטים.

בחירת התפריט והתאמתו לקונספט
התפריט הוא חלק בלתי נפרד מהחוויה. בקונספט קיצי, כדאי לבחור מנות קלילות, צבעוניות ורעננות. באירוע שף, לעומת זאת, משתלבות היטב מנות מוקפדות והגשה אישית. גם סגנון ההגשה משפיע על האווירה: דוכני אוכל מייצרים תחושה בלתי רשמית וזורמת, בעוד הגשה לשולחנות משדרת אלגנטיות ורשמיות.

אטרקציות ושירותים משלימים
האטרקציות צריכות לשרת באופן ישיר את הקונספט. למשל, באירוע בסגנון שנות ה־80 יתאימו עמדות משחק נוסטלגיות, בעוד לבחירה בקונספט אורבני יתחברו עמדות גרפיטי חיות. לצד האטרקציות, חשוב לתת מענה גם לצרכים לוגיסטיים, במיוחד באירועי חוץ  באמצעות השכרת אוהלים לאירועים, פתרונות חימום או קירור וציוד מיזוג מותאם.

תכנון נכון מוביל להפקה מדויקת
עבודה עם רשימת משימות מאורגנת ושיחה מסודרת עם כל הספקים תבטיח תיאום מלא. ודאו שכל הגורמים מבינים את הקונספט, את הסגנון שאתם מעבירים ואת חלקם בתמונה הכוללת.

השכרת ציוד בהתאם לקונספט

השכרת שולחנות – לכל סגנון יש את הפתרון המתאים

שולחנות בר גבוהים – אידיאליים לאירועי קוקטייל, מפגשי נטוורקינג ואירועים דינמיים. מתאימים במיוחד לאזורי בר ולצד פינות זולה להשכרה, ליצירת אזורי שיחה קלילים.
שולחנות עגולים – מתאימים לקונספטים רשמיים ואלגנטיים, מעניקים מראה מסודר ומכובד.
שולחנות מלבניים ארוכים – בחירה מצוינת לאירוע בסגנון כפרי, שוק איכרים או אווירה משפחתית. בעת השכרת שולחנות לאירועים מומלץ לוודא יציבות, במיוחד באירועי חוץ.

השכרת כסאות – השכרת כסאות לאירועים היא אחד המרכיבים המשפיעים ביותר על חוויית האורחים.
כיסאות עץ בסגנון כפרי או וינטג' – מתאימים לקונספטים טבעיים או לעיצוב אורבני חמים.
כיסאות מרופדים יוקרתיים – פתרון אידיאלי לאירועי גאלה או אירועים רשמיים שבהם נדרשת ישיבה ממושכת בנוחות גבוהה.
כיסאות פלסטיק מעוצבים – פרקטיים, קלילים ואסתטיים מתאימים למסיבות, אירועי עמידה ואירועים צעירים יותר.

פינות זולה להשכרה –פינות זולה יוצרות אזור רך, נעים ומזמין, שמוסיף תחושת חופש ורוגע לאירוע. הן מהוות מרכיב יעיל לשבירת הרשמיות ולהכנסת אלמנט של קלילות ונינוחות, ומתאימות כמעט לכל קונספט.